Privacyverklaring De Groene Kolenboer Coöperatie U.A.

https://groenekolenboer.nl

 

Over onze privacyverklaring

De Groene Kolenboer Coöperatie U.A. (hierna: De Groene Kolenboer) geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend persoonsgegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw persoonsgegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

 

Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van De Groene Kolenboer. De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 18 september 2023. Met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Deze privacyverklaring beschrijft welke persoonsgegevens over u door ons worden verzameld, waar deze persoonsgegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze persoonsgegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw persoonsgegevens opslaan en hoe wij uw persoonsgegevens zoveel als mogelijk tegen misbruik proberen te beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.

 

Als u vragen heeft over onze privacyverklaring, dan kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken. U vindt deze contactgegevens aan het einde van deze privacyverklaring.

 

Verwerkte persoonsgegevens

Wij verwerken de volgende soorten persoonsgegevens van u:

• Volledige voor- en achternaam
• Adres
• Woonplaats
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Betaalgegevens, bijvoorbeeld een rekeningnummer

 

Over de persoonsgegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voornamelijk voor de uitvoering van koopovereenkomsten die wij met u sluiten. Om een koopovereenkomst aan te gaan, is het noodzakelijk dat u bepaalde persoonsgegevens met ons deelt. Zonder NAW-gegevens kunnen wij namelijk geen product leveren. Ook verwerken we persoonsgegevens voor de verbetering van onze dienstverlening op grond van een gerechtvaardigd belang. Wij kunnen u bijvoorbeeld een uitnodiging via e-mail sturen tot het schrijven van een review. Wanneer u daar toestemming voor geeft, verzamelen we uw persoonsgegevens om reviews te tonen. Deze toestemming kunt u op ieder moment intrekken. Eveneens legt de wet ons bepaalde verplichtingen op om persoonsgegevens van u te verwerken. Hieronder worden specifieke verwerkingen toegelicht.

 

Webwinkelsoftware

 

WooCommerce

 

Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WooCommerce. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. WooCommerce heeft toegang tot uw persoonsgegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden. Zij mogen uw persoonsgegevens niet gebruiken voor een ander doel. WooCommerce is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. WooCommerce maakt gebruik van cookies om technische informatie te verzamelen met betrekking tot uw gebruik van de software. Daarbij worden geen persoonsgegevens verzameld en/of opgeslagen.

 

Webhosting

 

Quist ICT

 

Wij hebben voor onze webhosting gekozen voor Quist ICT. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. Quist ICT heeft toegang tot uw persoonsgegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden. Zij mogen uw persoonsgegevens niet gebruiken voor een ander doel. Quist ICT is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan onder andere uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Er worden regelmatig back-ups gemaakt om verlies van data te voorkomen.

 

E-mail en mailinglijsten

 

MailChimp

 

Wij versturen onze e-mail nieuwsbrieven met MailChimp. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden, ziet u de ‘unsubscribe’ link. Als u daarop klikt, dan ontvangt u onze nieuwsbrief niet meer. Uw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. Uw persoonsgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. MailChimp is onderdeel van het Data Privacy Framework. Dit adequaatheidsbesluit waarborgt eenzelfde minimale beschermingsniveau als de AVG. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om uw persoonsgegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

 

Gmail

 

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Gmail. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Gmail heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons e- mailverkeer vertrouwelijk. Uw persoonsgegevens kunnen met Gmail buiten de EER worden verwerkt. Gmail is onderdeel van Google dat is aangesloten bij het Data Privacy Framework.

 

Payment processors

 

Mollie

 

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor uw persoonsgegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) persoonsgegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan.

 

Beoordelingen

 

WebwinkelKeur

 

Wij verzamelen reviews via het platform van WebwinkelKeur. Om een review achter te kunnen laten via WebwinkelKeur moet u toestemming geven voor de verwerking van uw naam en e-mailadres. WebwinkelKeur deelt deze persoonsgegevens met ons, zodat wij de review aan uw bestelling kunnen koppelen. WebwinkelKeur publiceert uw naam eveneens op de eigen website. In sommige gevallen kan WebwinkelKeur contact met u opnemen om een toelichting op uw review te geven. In het geval dat wij u uitnodigen om een review achter te laten, delen wij uw naam en e-mailadres met WebwinkelKeur. Zij gebruiken deze persoonsgegevens enkel met het doel u uit te nodigen om een review achter te laten. WebwinkelKeur heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. WebwinkelKeur behoudt zich het recht voor om ten behoeve van het leveren van de dienstverlening derden in te schakelen. Hiervoor hebben wij aan WebwinkelKeur toestemming gegeven. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van de dienstverlening waarvoor WebwinkelKeur derden inschakelt.

 

Verzenden en logistiek

 

Lokale transporteurs

 

Als u een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om uw pakket bij u te laten bezorgen. Wij maken gebruik van de diensten van enkele Nederlandse transporteurs voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij uw naam, adres en woonplaatsgegevens met hen delen. De transporteurs gebruiken deze persoonsgegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat de transporteurs onderaannemers inschakelen, dan stellen zij uw persoonsgegevens ook aan deze partijen ter beschikking.

 

Facturatie en boekhouden

 

Snelstart en Webwinkelfacturen

 

Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Snelstart. Snelstart verzorgt een koppeling tussen Mollie, WooCommerce en Webwinkelfacturen. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot uw bestelling. Deze persoonsgegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Op deze manier kunnen wij efficiënter facturen maken en betalen. Uw persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Snelstart en Webwinkelfacturen zijn tot geheimhouding verplicht en zullen uw persoonsgegevens vertrouwelijk behandelen. Zij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

 

Externe verkoopkanalen

 

Bol.com

 

Wij kunnen (een deel van) onze artikelen verkopen via het platform van bol.com. Als u via dit platform een bestelling plaatst dan krijgen wij uw bestel- en persoonsgegevens. Wij gebruiken deze persoonsgegevens om uw bestelling af te handelen. Wij gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofd gebruik. Na het afhandelen van de bestelling, bewaren we uw persoonsgegevens zolang we aan wettelijke plichten moeten voldoen.

 

Doel van de persoonsgegevensverwerking

 

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u persoonsgegevens met ons deelt en wij gebruiken deze persoonsgegevens om – anders dan op uw verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

 

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw dynamische IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.

 

Medewerking aan fiscaal en strafrechtelijk onderzoek

In voorkomende gevallen kan De Groene Kolenboer op grond van een wettelijke verplichting worden gehouden tot het delen van uw persoonsgegevens in verband met fiscaal of strafrechtelijk onderzoek van overheidswege. In een dergelijk geval zijn wij gedwongen uw persoonsgegevens te delen.

 

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang u klant van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft, zullen wij dit ook opvatten als een vergeetverzoek. Dit betekent ook dat we uw persoonsgegevens niet langer dan twee jaar bewaren vanaf het laatste contactmoment of transactie, tenzij daarvoor een wettelijke rechtvaardigingsgrond ten grondslag ligt. Op grond van toepasselijke administratieve verplichtingen dienen wij facturen met uw

(persoons)gegevens te bewaren. Deze persoonsgegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw klantprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.

 

Uw rechten

Op grond van de geldende Nederlandse en Europese wetgeving heeft u als betrokkene bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door of namens ons worden verwerkt. Wij leggen u hieronder uit welke rechten dit zijn en hoe u zich op deze rechten kunt beroepen. In beginsel sturen wij om misbruik te voorkomen afschriften en kopieën van uw persoonsgegevens enkel naar uw al bij ons bekende e-mailadres. In het geval dat u de persoonsgegevens op een ander e-mailadres of bijvoorbeeld per post wenst te ontvangen, zullen wij u vragen zich te legitimeren. Wij houden een administratie bij van afgehandelde verzoeken. In het geval van een vergeetverzoek administreren wij geanonimiseerde gegevens. Alle afschriften en kopieën van persoonsgegevens ontvangt u in de machine leesbare gegevensindeling die wij binnen onze systemen hanteren. U heeft te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat wij uw persoonsgegevens op een verkeerde manier gebruiken.

 

Inzagerecht

U heeft altijd het recht om de persoonsgegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, in te zien. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Wij beoordelen dan uw situatie, waarbij u in beginsel binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek mag verwachten. Als uw verzoek juridisch correct is, dan sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een kopie van alle persoonsgegevens met een overzicht van de verwerkers die deze persoonsgegevens onder zich hebben, onder vermelding van de categorie waaronder wij deze persoonsgegevens hebben opgeslagen en de betreffende bewaartermijnen.

 

Rectificatierecht

U heeft altijd het recht om de persoonsgegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te laten aanpassen. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Wij beoordelen dan uw situatie, waarbij u in beginsel binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek mag verwachten. Als uw verzoek juridisch correct is, dan sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de persoonsgegevens zijn aangepast.

 

Recht op beperking van de verwerking

U heeft altijd het recht om de persoonsgegevens die wij (laten) verwerken die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, te beperken. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Wij beoordelen dan uw situatie, waarbij u in beginsel binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek mag verwachten. Als uw verzoek juridisch correct is, dan sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres een bevestiging dat de persoonsgegevens tot u de beperking opheft niet langer worden verwerkt.

 

Recht op overdraagbaarheid

U heeft altijd het recht om de persoonsgegevens die wij (laten) verwerken en die betrekking hebben op uw persoon of daartoe herleidbaar zijn, door een andere partij te laten uitvoeren. U kunt een verzoek met die strekking doen aan onze contactpersoon voor privacyzaken. Wij beoordelen dan uw situatie, waarbij u in beginsel binnen 30 dagen een reactie op uw verzoek mag verwachten. Als uw verzoek juridisch correct is, dan sturen wij u op het bij ons bekende e-mailadres afschriften of kopieën van alle persoonsgegevens over u die wij hebben verwerkt of in opdracht van ons door andere verwerkers of derden zijn verwerkt. Naar alle waarschijnlijkheid kunnen wij in een dergelijk geval de dienstverlening niet langer voortzetten, omdat de veilige koppeling van databestanden dan niet langer kan worden gegarandeerd.

 

Recht van bezwaar en overige rechten

U heeft in voorkomende gevallen het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door of in opdracht van De Groene Kolenboer. Als u bezwaar maakt, zullen wij onmiddellijk de persoonsgegevensverwerking staken in afwachting van de afhandeling van uw bezwaar. Is uw bezwaar gegrond, dan zullen wij afschriften en/of kopieën van persoonsgegevens die wij (laten) verwerken aan u ter beschikking stellen en daarna de verwerking blijvend staken. U heeft bovendien het recht om niet aan geautomatiseerde individuele besluitvorming of profilering te worden onderworpen. Wij verwerken uw persoonsgegevens niet op zodanige wijze dat dit recht van toepassing is. Als u van mening bent dat dit wel zo is, dan kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken.

 

Cookies

 

Google Analytics

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze verwerker is mogelijk verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving inzage te geven in deze gegevens. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

 

Wijzigingen in de privacyverklaring

Wij behouden te allen tijde het recht om onze privacyverklaring te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als de nieuwe privacyverklaring gevolgen heeft voor de wijze waarop wij al verzamelde persoonsgegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.

 

Contactgegevens

 

De Groene Kolenboer Coöperatie U.A.

Albertus van Leusenweg 14
7425 CE Deventer, Nederland
Telefoonnummer: (085) 489-0739
E-mailadres: [email protected]

Contactpersoon voor privacyzaken

Rob Korten

Versiedatum: 18 september 2023